Как организовать работу контент-команды? Советы от таск-менеджера WEEEK

Привет-привет! На связи WEEEK — система для совместного управления проектами. Мы помогаем удалённым и асинхронным командам объединять мысли, усилия и амбиции в одном цифровом пространстве. Не терять файлы и документы, не факапить договорённости и дедлайны, не подставлять заказчиков, а главное — коллег и себя.

Вместе с Kinescope мы расскажем, как грамотно выстроить работу контент-команды, чтобы:

• контент выходил регулярно и в срок;
• команда горела идеями, но не выгорала;
• рабочие процессы стали прозрачными для всех.

А ещё на примере покажем, как организовать работу в WEEEK.

Почему порядок в контенте важнее креатива

В креативной индустрии кажется, что главное — это вдохновение. Как будто если есть идея, талант и команда — всё сложится само собой. Но реальность бывает куда прозаичнее: папка с референсами исчезла, дедлайн сгорел ещё вчера, файл с финальной версией не тот, а заказчик в панике пишет: «Где ролик?!». 

Если не выстроить процесс, никакое вдохновение не спасёт — творческий проект рискует развалиться на куски. Именно поэтому важно продумывать шаг за шагом, чтобы команда росла, развивалась и работала в срок.

1:0 в пользу порядка. Вот за что ещё ему можно добавить очков:

• Каждый знает, что и когда делать. Можно забыть о фразах: «Кто монтирует эту версию?», «А это вообще утверждали?». Чёткая структура рабочих процессов заменяет бесконечные переписки и спасает от лишнего шума.
• Дедлайны становятся предсказуемыми. Процесс разбит на этапы, у каждой задачи — свой срок и ответственный. В итоге команда работает как слаженный механизм — не нужно гадать, что, когда и как.
• Порядок в документах = порядок в проекте. Если все материалы — брифы, черновики, правки — в одном месте, то члены команды не тратят время на поиски файлов, а занимаются делом.
• Продакшн легче поддерживать. Шаблоны для лендингов, видео и постов помогают не изобретать колесо каждый раз, а сосредоточиться на креативе.
• Команда более продуктивна. Прозрачные процессы снижают нагрузку на руководство. Тревожность и риск выгорания в команде снижаются, а инициативы становится больше.
• Понятно, когда пора масштабироваться. Если правильно организовать работу, контент начнёт попадать в потребности аудитории и привлекать новых клиентов. Для этого важно отслеживать метрики: отказываться от слабых форматов и усиливать те, что показывают результат.

Теперь разберём, как настроить продакшн-процесс в таск-менеджере так, чтобы творить было удобно, а сдавать проекты получалось вовремя и без ошибок.

Настраиваем процессы в контент-команде: от хаоса к порядку

Настроить рабочий процесс — это как натянуть струну. Перетянешь — порвётся при первом ударе, ослабишь — будет дребезжать. Жёсткие схемы не выдерживают неожиданностей, а слишком свободные разваливаются при любой внеплановой нагрузке. 

Представим себе небольшое контент-агентство «ВидеоПетрушка», которое снимает видеоролики для бизнеса. На этом примере пошагово разберём, как другим командам настроить рабочие процессы и упорядочить задачи с помощью WEEEK. 

Создайте проект

Чтобы видеть все текущие и завершённые задачи, отслеживать процессы и понимать, где сейчас узкие места, руководитель агентства создал проект «Видеопродакшн». Это пространство, внутри которого все задачи объединены общим направлением, отделом, командой или целью.

В разделе «Приложения» босс «ВидеоПетрушки» подтянул в проект сторонние сервисы: Google Docs, Miro, Figma и другие. Теперь вся нужная информация и файлы под рукой, без лишних вкладок и переключений.

Настройте доску задач

В таск-менеджере есть режим «Доски», где задачи распределены по колонкам. По умолчанию там стоят этапы К работе, В работе, Готово. Команда агентства переименовала их под себя: Препродакшн, Продакшн, Постпродакшн и Готово. 

Так ребята видят поток задач и управляют им — от идеи до результата. Это особенно актуально для контент-команды, где задачи проходят много этапов.

Разбивайте задачи на шаги

Контент-агентство всегда разбивает задачи на шаги — так оно превращает абстрактную цель в чёткий, управляемый процесс.

Подзадачи — не просто чек-лист в духе «не забыть галочку поставить». Каждая подзадача — это отдельная задача со своим исполнителем, сроком, проектом и даже доской. Можно добавить описание, оставить комментарий, прикрепить файлы или настроить напоминания.

Кстати, о напоминаниях. Система не даст забыть о важной задаче, звонке или встрече. Нужно только установить уведомление — и получить его точно тогда, когда нужно.

А если хочется подстраховаться, можно установить несколько напоминаний. Например, одно — за день до съёмки, а второе — утром в день Х. Удобно, особенно если график плотный.

Ведите контент-календарь 

Контент-календарь — не просто таблица, а опора всей рабочей коммуникации. Он отвечает на ключевые вопросы: что мы делаем, где, когда и почему это ещё не готово. И главное — он экономит нервы всей команды и помогает забыть про срыв сроков.

У «ВидеоПетрушки» контент-календарь находится в режиме «Месяц». Так видно все задачи на несколько дней вперёд — проще не срывать дедлайны и планировать рабочие будни. 

Для удобства можно подключить внешние календари — Google, «Яндекс», Apple и другие, чтобы видеть все события в одном интерфейсе. С помощью фильтров — показать только важные задачи, встречи или дела, связанные с конкретными проектами или исполнителями.

Календарь доступен для совместного просмотра по ссылке — меньше согласований, пустых звонков и писем.

Созрели для большего?

Прошло время, и маленькое агентство «ВидеоПетрушка» превратилось в целый контент-концерн. Появились несколько команд, а кроме роликов для бизнеса ребята начали делать свои курсы. И вот что они бы посоветовали командам, которые готовы перейти на новый уровень.

Анализируйте процесс создания контента, а не только KPI

Когда рабочие процессы в проекте наладились, команде захотелось понимать, где есть узкие места, кто чем занят и какие этапы задерживаются. Для этого руководитель добавил в проект теги по ключевым направлениям — стало проще анализировать, куда уходит основное время и как распределяется нагрузка внутри команды.

Таск-менеджер отслеживает, когда дедлайн под угрозой или уже просрочен, и отправляет об этом уведомление.

Благодаря тегам и уведомлениям руководитель «ВидеоПетрушки» сможет проанализировать, в каких тасках чаще всего срываются сроки и на каких этапах задачи провисают дольше всего.

Создайте базу знаний 

В креативной среде, где задач много, а память у всех забита идеями, хорошо организованная база знаний помогает быстрее включать новичков, не гоняться за потерянными файлами и не дёргать коллег по пустякам. 

«ВидеоПетрушка» хранит в базе знаний все важные материалы — брифы, шаблоны, файлы — чтобы команда могла быстро найти нужное.

Документы в таск-менеджере состоят из отдельных блоков, которые легко создавать, перемещать и удалять — собрать базу можно как конструктор. Для оформления текста есть заголовки, выделения, цветные блоки и эмодзи, а для наглядности — таблицы и несколько видов списков. Всё для того, чтобы информацию было просто находить и  использовать.

Документы из базы знаний можно публиковать онлайн и делиться ссылкой с кем угодно — даже если человек не зарегистрирован в системе. Это удобно для передачи брифов клиентам, инструкций партнёрам и публикации важного контента в пару кликов.

Закрепите tone of voice

Чтобы избежать путаницы и сэкономить время на правках, «ВидеоПетрушка» создала в базе знаний чек-листы по созданию и публикации контента. Так команда минимизирует ошибки, ускоряет процесс и делает результат предсказуемым.

В задачах ребята упоминают документы с чек-листами через @ в описании или комментариях. Так автор контента не забудет зайти в документ перед тем, как отправить контент на согласование.

Пополняйте библиотеку решений

Творческие проекты, особенно связанные с видео, часто сталкиваются с повторяющимися трудностями — шум на площадке, баги в рендере, проблемы с авторскими правами на музыку и многое другое. Чтобы упростить и ускорить решение проблем, «ВидеоПетрушка» создала отдельный проект с тематическими досками.

Каждая задача — отдельная сложность с прикреплённым к ней решением. Внутри находится подробное объяснение ситуации и шагов для преодоления проблемы.

Подводим итоги: грамотно выстроенная система = свобода и стабильные результаты

Когда процессы отлажены, команда меньше тратит времени на путаницу и переделки и больше — на творчество и совершенствование контента. Начните с простого: создайте проект, настройте доску и календарь. Составьте базу знаний и чек-листы, чтобы меньше думать о рутине. Попробуйте WEEEK и убедитесь, что порядок рождает свободу для творчества, а времени на идеи и жизнь становится больше.